ABD'de Yeni Konsept No-Mail Fridays
İki büyük Amerikan şirketi, Intel (mikroişlemci) ve Deloitte & Touche (auditing) yeni bir uygulama başlattı: "no-mail fridays" yani "e-postasız cuma günleri". Cumaları e-posta ile haberleşmek yasak, maksat çalışanlar arasında yüzyüze görüşmeyi teşvik ederek "insani" iletişimi yeniden canlandırmak. Yine de, bu yeni konsept uzmanları heyecanlandırmışa benzemiyor.
İşte, L’Entreprise dergisinin sorularını cevaplayan danışmanlık şirketi Cegos’un yöneticisi Jean-Pierre Matta’nın yorumları: - Haftanın geri kalan 4 günü ne olacak? Sorun e-postada değil, kötü kullanımında. Yüzyüze konuşmak yerine oturduğu yerden e-posta göndermek; herkesi sorumluluğa ortak edip kendini kurtarmak için toplu e-postalar yollamak... Bu kötü alışkanlıklar yeni değil ama yeni teknolojilerle daha zararlı hale geliyor.
- Elektronik yazışmaların abartılmasının en önemli zararı, vakit kaybı. Her gün gelen yüzlerce e-postayı yönetmek ayrı bir bilgi ve beceri ister ki öğretilmiyor. Sağduyu yeterli değil.
- Ayrıca çalışanların "yalnızlaşma" hissini kuvvetlendiriyor, insani ilişkileri öldürüyor. Elektronik postayla sadece "içerik" gönderilebilir.
- İnsanlar arası iletişimin sözel (kelimeler), sözelimsi (ses, ses tonu, vurgular) ve sözel-olmayan (duruş, el kol hareketleri, mimikler) 3 bileşeni vardır. Yüz yüze konuşmada bunların payı-etkisi sırayla % 10 - % 35 - % 55’tir. Bir e-posta sadece kelimelerden oluştuğuna göre, iletişimi 10’da birine indirgiyor demektir.
- Ama e-posta nötr bir iletişim aracı değildir. Alacak olanın bir insan olduğu asla unutulmamalı. Günaydın, merhaba, nezaket cümleleri asla unutulmamalı. ’DERHAL’ diye yazmak çok saldırgan bir tutum mesela.
- Peki ne öneriyorsun, derseniz: (1) Bir e-posta göndermeden evvel mutlaka "bu mesaj, alacak olanlar için gerçekten önemli mi" diye düşünmek gerekir. (2) Bu mesajı iletmenin en iyi yolu e-posta mı? İnsandan insana ilişkinin önemli olduğu durumlarda (feed-back, anlaşmazlık, gerginlik) "sesli iletişim" şart. Elektronik mesajda yanlış anlaşılma, kendini tam ifade edememe riski çok daha yüksek. Bir de gönderilen mesajın ’KONU’ satırı iyice açıklayıcı olmalı. Alan mesajı açmadan neyi içerdiğini bilmeli ki, zaman kazansın.
- Netice olarak, çalışanların e-posta kutularını doğru yönetmeyi öğrenebileceklerini düşünüyorum. Şirketler zaman kazanmak için kullanılan e-postaların nasıl bir zaman zaman kaybına sebep olduğunu anlayınca, çalışanlarını eğitmek için yatırım yapacaktır.
Hürriyet
İşte, L’Entreprise dergisinin sorularını cevaplayan danışmanlık şirketi Cegos’un yöneticisi Jean-Pierre Matta’nın yorumları: - Haftanın geri kalan 4 günü ne olacak? Sorun e-postada değil, kötü kullanımında. Yüzyüze konuşmak yerine oturduğu yerden e-posta göndermek; herkesi sorumluluğa ortak edip kendini kurtarmak için toplu e-postalar yollamak... Bu kötü alışkanlıklar yeni değil ama yeni teknolojilerle daha zararlı hale geliyor.
- Elektronik yazışmaların abartılmasının en önemli zararı, vakit kaybı. Her gün gelen yüzlerce e-postayı yönetmek ayrı bir bilgi ve beceri ister ki öğretilmiyor. Sağduyu yeterli değil.
- Ayrıca çalışanların "yalnızlaşma" hissini kuvvetlendiriyor, insani ilişkileri öldürüyor. Elektronik postayla sadece "içerik" gönderilebilir.
- İnsanlar arası iletişimin sözel (kelimeler), sözelimsi (ses, ses tonu, vurgular) ve sözel-olmayan (duruş, el kol hareketleri, mimikler) 3 bileşeni vardır. Yüz yüze konuşmada bunların payı-etkisi sırayla % 10 - % 35 - % 55’tir. Bir e-posta sadece kelimelerden oluştuğuna göre, iletişimi 10’da birine indirgiyor demektir.
- Ama e-posta nötr bir iletişim aracı değildir. Alacak olanın bir insan olduğu asla unutulmamalı. Günaydın, merhaba, nezaket cümleleri asla unutulmamalı. ’DERHAL’ diye yazmak çok saldırgan bir tutum mesela.
- Peki ne öneriyorsun, derseniz: (1) Bir e-posta göndermeden evvel mutlaka "bu mesaj, alacak olanlar için gerçekten önemli mi" diye düşünmek gerekir. (2) Bu mesajı iletmenin en iyi yolu e-posta mı? İnsandan insana ilişkinin önemli olduğu durumlarda (feed-back, anlaşmazlık, gerginlik) "sesli iletişim" şart. Elektronik mesajda yanlış anlaşılma, kendini tam ifade edememe riski çok daha yüksek. Bir de gönderilen mesajın ’KONU’ satırı iyice açıklayıcı olmalı. Alan mesajı açmadan neyi içerdiğini bilmeli ki, zaman kazansın.
- Netice olarak, çalışanların e-posta kutularını doğru yönetmeyi öğrenebileceklerini düşünüyorum. Şirketler zaman kazanmak için kullanılan e-postaların nasıl bir zaman zaman kaybına sebep olduğunu anlayınca, çalışanlarını eğitmek için yatırım yapacaktır.
Hürriyet
