Karışıklık Verimli Çalışmanın Düşmanıdır
KARIŞIKLIK, VERİMLİ ÇALIŞMANIN DÜŞMANIDIR!
Yazan: Serdar Yurdakul
Aklınızı ve Çalışma Ortamınızı Karışıklıklardan Kurtarın, Karışıklıklar Sizi Yavaşlatır.
Bu yazımızda verimliliğimizi etkileyen önemli konulardan birine karışıklığa değinmek istiyorum. Burada karışıklıktan kastettiğim sadece bulamadığınız bir kağıt ya da sürekli olarak karıştırdığınız çekmeceniz ya da bundan sonra ne yapacağınıza karar verirken yaşadığınız sıkıntı değildir. Yaşamınızdaki karışıklıklar; yapılacak çok işinizin olmasından, olmaması gereken yerlerde olan eşyalarınıza kadar, çeşitli biçimlerde oluşabilir. Bu esasında bir akıl karışıklığı durumudur.
Başarısızlık kafa karışıklığı ve dengede olamama halidir.
İş hayatında çok daha başarılı olması gerekirken karışık çalışma alışkanlıkları nedeniyle hak ettikleri yere ulaşamayan birçok insan tanıdım. Bu durum kendime şu soruyu sormama yol açtı: “ Düzenlilik bazı insanlara genetik bir hediye mi yoksa çevresel bir faktör mü ? yani sonradan mı kazanılıyor ?
Dağınık olmalarını bilinçli bir davranış gibi gösteren kişiler tanıdım. Hatta birisi dağınıklığını yaratıcılığına bağlıyordu “ dağınık insanlar doğuştan yaratıcıdırlar “ gibi bir tezi vardı.
Gerçeği söylemek gerekirse organizasyon yeteneği ne tamamen genetik ne de çevresel; sonradan biraz çaba ve eğitimle öğrenilen bir disiplin.
Düzenli olmak zaman içinde aynı ata binmeyi öğrenmek gibi yavaş yavaş öğrenilen bir beceridir, bir davranış ve alışkanlıklar bütünüdür. Çok düzensiz birinin yardımla ve uygun bir eğitimle organize olabileceğine inanıyorum ancak bu sigarayı bırakmak gibi zorlu bir süreç ve irade gerekiyor.
Çevrenizdeki ve zihninizdeki karışıklıktan kurtulduğunuz takdirde hayatınız ve zamanınız üzerinde daha fazla kontrol imkanına kavuşur ve yaşamınızda kaosa daha az yer verirsiniz, daha üretken olursunuz, stres düzeyiniz düşer ve daha az kaynak –para, zaman, diğer kaynaklar- tüketirsiniz. Böylece yapmak istediğiniz şeyleri yapmak için yaşamınız içinde boşluklar yaratabilirsiniz.
Size garanti edebileceğim mesaj şudur: Düzenli olmak, dağınık yaşamaktan daha kolaydır !
Peki nasıl daha organize olunur?
Öncelikle karışıklığın içinden kendinizi kurtarmadan önce, yaşamınızda neler yapmak istediğinizi belirleyin. Hayatınızın ana alanlarında kısa ve uzun vadeli hedefler belirleyin. Hedef belirlemenin karışıklıktan kurtulmakla ne ilgisi var? diye düşünebilirsiniz. Bence çok ilgili. Başı karışıklıktan kurtulamayan insanların esasında geleceğe yönelik hedefleri ve amaçları yoktur. Günlük yaşarlar. Bu durum sadece zihin karışıklığına yol açmaz. Aynı zamanda çevrenizde karışır. Çünkü eşyalar, kırtasiye malzemeleri, kitaplarınız bunların hepsi sizin hedeflerinize doğru yapacağınız yolculuk sırasında size destek verecek olan orkestra üyeleridir.
Dolayısıyla düzene girmeye doğru ilk adım; çeşitli yönleriyle ve aşamalarıyla yaşamdan ne istediğimize karar vermektir. Bu kararı ne kadar çabuk verirseniz zihin karışıklığından o kadar çabuk kurtulur ve devam eden satırlarda yer alan bazı tavsiyeleri de dikkate alarak o kadar daha çabuk organize olursunuz.
Alışkanlıklarınıza dikkat edin karakteriniz olur!
Verimliliğimizi etkileyen karışıklıklardan biride ofis düzeni ve organizasyon ile ilgili alışkanlıklarımızdır. Burada ofis ve ev düzenini bıçakla keser gibi bölmemiz pek mümkün değil çünkü birçok konuda evdeki yanlış alışkanlıklarımız genel verimimizi etkiliyor. Düzen deyince genellikle aklımıza öncelikle gelen titiz insanlar aklımıza gelir. Bu kişilerden çok titiz evde her şeyi dosyalıyor….Etrafta dağınık bir şey görmeye tahammülü yok şeklinde bahseder bu durumu bir olumsuzluk gibi görürüz. (şu gerçek ki toplum olarak düzeni sevmiyoruz) İş hayatımdaki ilk patronum çok titiz bir kişiydi. Çalışırken ayrı renklerde kalemler kullanır. Konularına göre ayrı renklerle not alırdı. Tabii üniversiten yeni mezun genç yöneticiler olarak patronumuzun titizliğine anlam vermekte zorlanırdık ve biz aramızda o yöneticimize çok titiz, tutucu vs gibi sıfatları uygun görürdük. Halbuki o belki yılların verdiği tecrübelerini alışkanlık haline getirerek olumlu davranış biçimine dönüştürmüştü. Şunu unutmayın davranışlarınız zaman içinde alışkanlık haline gelerek karakterimizin olumlu ve olumsuz yönlerini oluştururlar.
Düzenli bir ofis verimli bir çalışma ortamıdır
Çalışma alanınızın organizasyonu verimliliğiniz üzerinde önemli payı olan ve çoğunlukla göz ardı edilen bir konudur. Çalışma hayatımda, müşteri ziyaretleri sırasında çok modern ve lüks ofisler görüyorum. Ancak tasarımlarda verimlilik konusu henüz bizim için yeni bir konu ye da verimli çalışmaya uygun teknoloji ile entegre mimari çözümler henüz bizim yaşantımıza girmedi. Bu ofislerde ya çok fazla elbise dolabı var, ya yeterli dosya dolabı yok ya da dolaplar çalışma masamıza 5 metre mesafede. Ama baktığınız zaman birçok özelliği yetersiz eğitim veya eski alışkanlıklar nedeniyle kullanılmayan bilgisayar sistemleri, deri kaplı mobilyalar, İtalyan lambalar, en pahalı çiçekler.….
Başka bir ofis örneği ; masa arkasında büyük bir ceviz kütüphane. Kütüphanede on senedir dokunulmamış kitap ve dergiler, bir sürü broşür ve reklam, kalorifer ve pencere kenarlarında bakımsız çirkin kötü saksı ve çiçekler…masanın üzerinde ne ararsanız var adeta Salı pazarı.
Şimdi bu iki uç örnekten hareketle tavsiyelerimi şöyle sıralayabilirim:
Öncelikle ofislerimiz de çalışma ortamını tasarlarken verimlilik ve iş akışını dikkate almamız lazım. Kullandığımız malzemeler sağlam, sade ancak kullanışlı olmalı gösterişi değil kullanışlılığa prim vermemiz lazım.
Her türlü ıvır zıvır ve gereksiz malzemenin çekmece ve dolaplarda tutulması zihinsel yorgunluğu ve dağınık görüntüyü engeller.
Ofisiniz ihtiyaç duyduğunuz kaynaklara (kilit elemanlarınız, dokümanlarınız) mümkün olduğunca yakın olsun böylece daha etkin çalışabilirsiniz.
Dosyalarınıza koltuğunuzdan kalkmada erişebilecek şekilde yerleştirin ( bu aşamada U veya L masa düzenini öneririm.) Böylece dosyalarınıza kaldırılması gereken evrak masanızın üzerinden daha çabuk kalkar.
Sık kullandığınız eşyaları hep aynı yerde ve el altında tutun ki ihtiyacınız olduğunda kolay erişesiniz. Diğer eşyaları ise göz önünden uzak tercihen çekmecelerde tutun. Sık kullandığını eşyalarınızı hep aynı yere koyun örneğin;anahtarlarınızı her zaman aynı yere koyun ! kırtasiye malzemeleri makas, bant zımba vs
Düzenli Bir Ofisin Yararları
Vakit Kazandırır
Odaklanma İmkanı Sağlar
İş Arkadaşlarınız Aradıklarını Kolay Bulurlar
Stres seviyeniz azalır
Önemli olanla önemsizi ayırmış olursunuz
Çalışma masanız sizin iş tezgahınızdır depo olarak kullanmayın !
Masa düzeni ile ilgili alışkanlıklarınız var mı ?
Bir saklama düzeniniz yoksa verimli çalışmanız mümkün değildir. Ofislerde gördüğümüz başka bir aksaklık da çalışma masalarının üzerlerinin adeta bir kütüphaneye dönüşmüş olmasıdır. Masamızın üzerinde bilgisayarımız günlük iş dosyamız ve ajandamızın dışında başka bir şey olmamalıdır. Nedense masamızın üzerini bit pazarına çevirmeyi çok seviyoruz. Masamızı kişiselleştirmek istiyorsak bunu abartmamız lazım. Sadece sevdiklerimizin bir fotoğrafının yer alması yeterli..bunun dışındaki her şey çekmecelere veya dosya dolaplarına kalkması gerekir.
Bir projeyle dosyayla işiniz bitmediği zaman masa üzerinde bırakmayın. Devam eden işler dosyanıza not koyup, dosyayı göz önünden kaldırın.. Masanızın üzerinde günlük ihtiyaçlarınızın dışında bir şey kalmasın.
Tavsiye: Unutmayın masanız sizin çalışma tezgahınızdır. Tezgahın üzerinde sadece üzerinde çalıştığınız malzemenin bulunması lazım….günlük çalışma programınız ve yapılacak işler dosyanız dışında başka hiçbir şey yer almamalı. Korkmayın temiz bir masa boş bir zihnin belirtisi olmadığı gibi dolu bir masa da çok çalıştığınızı göstermez !
Yazan: Serdar Yurdakul
Aklınızı ve Çalışma Ortamınızı Karışıklıklardan Kurtarın, Karışıklıklar Sizi Yavaşlatır.
Bu yazımızda verimliliğimizi etkileyen önemli konulardan birine karışıklığa değinmek istiyorum. Burada karışıklıktan kastettiğim sadece bulamadığınız bir kağıt ya da sürekli olarak karıştırdığınız çekmeceniz ya da bundan sonra ne yapacağınıza karar verirken yaşadığınız sıkıntı değildir. Yaşamınızdaki karışıklıklar; yapılacak çok işinizin olmasından, olmaması gereken yerlerde olan eşyalarınıza kadar, çeşitli biçimlerde oluşabilir. Bu esasında bir akıl karışıklığı durumudur.
Başarısızlık kafa karışıklığı ve dengede olamama halidir.
İş hayatında çok daha başarılı olması gerekirken karışık çalışma alışkanlıkları nedeniyle hak ettikleri yere ulaşamayan birçok insan tanıdım. Bu durum kendime şu soruyu sormama yol açtı: “ Düzenlilik bazı insanlara genetik bir hediye mi yoksa çevresel bir faktör mü ? yani sonradan mı kazanılıyor ?
Dağınık olmalarını bilinçli bir davranış gibi gösteren kişiler tanıdım. Hatta birisi dağınıklığını yaratıcılığına bağlıyordu “ dağınık insanlar doğuştan yaratıcıdırlar “ gibi bir tezi vardı.
Gerçeği söylemek gerekirse organizasyon yeteneği ne tamamen genetik ne de çevresel; sonradan biraz çaba ve eğitimle öğrenilen bir disiplin.
Düzenli olmak zaman içinde aynı ata binmeyi öğrenmek gibi yavaş yavaş öğrenilen bir beceridir, bir davranış ve alışkanlıklar bütünüdür. Çok düzensiz birinin yardımla ve uygun bir eğitimle organize olabileceğine inanıyorum ancak bu sigarayı bırakmak gibi zorlu bir süreç ve irade gerekiyor.
Çevrenizdeki ve zihninizdeki karışıklıktan kurtulduğunuz takdirde hayatınız ve zamanınız üzerinde daha fazla kontrol imkanına kavuşur ve yaşamınızda kaosa daha az yer verirsiniz, daha üretken olursunuz, stres düzeyiniz düşer ve daha az kaynak –para, zaman, diğer kaynaklar- tüketirsiniz. Böylece yapmak istediğiniz şeyleri yapmak için yaşamınız içinde boşluklar yaratabilirsiniz.
Size garanti edebileceğim mesaj şudur: Düzenli olmak, dağınık yaşamaktan daha kolaydır !
Peki nasıl daha organize olunur?
Öncelikle karışıklığın içinden kendinizi kurtarmadan önce, yaşamınızda neler yapmak istediğinizi belirleyin. Hayatınızın ana alanlarında kısa ve uzun vadeli hedefler belirleyin. Hedef belirlemenin karışıklıktan kurtulmakla ne ilgisi var? diye düşünebilirsiniz. Bence çok ilgili. Başı karışıklıktan kurtulamayan insanların esasında geleceğe yönelik hedefleri ve amaçları yoktur. Günlük yaşarlar. Bu durum sadece zihin karışıklığına yol açmaz. Aynı zamanda çevrenizde karışır. Çünkü eşyalar, kırtasiye malzemeleri, kitaplarınız bunların hepsi sizin hedeflerinize doğru yapacağınız yolculuk sırasında size destek verecek olan orkestra üyeleridir.
Dolayısıyla düzene girmeye doğru ilk adım; çeşitli yönleriyle ve aşamalarıyla yaşamdan ne istediğimize karar vermektir. Bu kararı ne kadar çabuk verirseniz zihin karışıklığından o kadar çabuk kurtulur ve devam eden satırlarda yer alan bazı tavsiyeleri de dikkate alarak o kadar daha çabuk organize olursunuz.
Alışkanlıklarınıza dikkat edin karakteriniz olur!
Verimliliğimizi etkileyen karışıklıklardan biride ofis düzeni ve organizasyon ile ilgili alışkanlıklarımızdır. Burada ofis ve ev düzenini bıçakla keser gibi bölmemiz pek mümkün değil çünkü birçok konuda evdeki yanlış alışkanlıklarımız genel verimimizi etkiliyor. Düzen deyince genellikle aklımıza öncelikle gelen titiz insanlar aklımıza gelir. Bu kişilerden çok titiz evde her şeyi dosyalıyor….Etrafta dağınık bir şey görmeye tahammülü yok şeklinde bahseder bu durumu bir olumsuzluk gibi görürüz. (şu gerçek ki toplum olarak düzeni sevmiyoruz) İş hayatımdaki ilk patronum çok titiz bir kişiydi. Çalışırken ayrı renklerde kalemler kullanır. Konularına göre ayrı renklerle not alırdı. Tabii üniversiten yeni mezun genç yöneticiler olarak patronumuzun titizliğine anlam vermekte zorlanırdık ve biz aramızda o yöneticimize çok titiz, tutucu vs gibi sıfatları uygun görürdük. Halbuki o belki yılların verdiği tecrübelerini alışkanlık haline getirerek olumlu davranış biçimine dönüştürmüştü. Şunu unutmayın davranışlarınız zaman içinde alışkanlık haline gelerek karakterimizin olumlu ve olumsuz yönlerini oluştururlar.
Düzenli bir ofis verimli bir çalışma ortamıdır
Çalışma alanınızın organizasyonu verimliliğiniz üzerinde önemli payı olan ve çoğunlukla göz ardı edilen bir konudur. Çalışma hayatımda, müşteri ziyaretleri sırasında çok modern ve lüks ofisler görüyorum. Ancak tasarımlarda verimlilik konusu henüz bizim için yeni bir konu ye da verimli çalışmaya uygun teknoloji ile entegre mimari çözümler henüz bizim yaşantımıza girmedi. Bu ofislerde ya çok fazla elbise dolabı var, ya yeterli dosya dolabı yok ya da dolaplar çalışma masamıza 5 metre mesafede. Ama baktığınız zaman birçok özelliği yetersiz eğitim veya eski alışkanlıklar nedeniyle kullanılmayan bilgisayar sistemleri, deri kaplı mobilyalar, İtalyan lambalar, en pahalı çiçekler.….
Başka bir ofis örneği ; masa arkasında büyük bir ceviz kütüphane. Kütüphanede on senedir dokunulmamış kitap ve dergiler, bir sürü broşür ve reklam, kalorifer ve pencere kenarlarında bakımsız çirkin kötü saksı ve çiçekler…masanın üzerinde ne ararsanız var adeta Salı pazarı.
Şimdi bu iki uç örnekten hareketle tavsiyelerimi şöyle sıralayabilirim:
Öncelikle ofislerimiz de çalışma ortamını tasarlarken verimlilik ve iş akışını dikkate almamız lazım. Kullandığımız malzemeler sağlam, sade ancak kullanışlı olmalı gösterişi değil kullanışlılığa prim vermemiz lazım.
Her türlü ıvır zıvır ve gereksiz malzemenin çekmece ve dolaplarda tutulması zihinsel yorgunluğu ve dağınık görüntüyü engeller.
Ofisiniz ihtiyaç duyduğunuz kaynaklara (kilit elemanlarınız, dokümanlarınız) mümkün olduğunca yakın olsun böylece daha etkin çalışabilirsiniz.
Dosyalarınıza koltuğunuzdan kalkmada erişebilecek şekilde yerleştirin ( bu aşamada U veya L masa düzenini öneririm.) Böylece dosyalarınıza kaldırılması gereken evrak masanızın üzerinden daha çabuk kalkar.
Sık kullandığınız eşyaları hep aynı yerde ve el altında tutun ki ihtiyacınız olduğunda kolay erişesiniz. Diğer eşyaları ise göz önünden uzak tercihen çekmecelerde tutun. Sık kullandığını eşyalarınızı hep aynı yere koyun örneğin;anahtarlarınızı her zaman aynı yere koyun ! kırtasiye malzemeleri makas, bant zımba vs
Düzenli Bir Ofisin Yararları
Vakit Kazandırır
Odaklanma İmkanı Sağlar
İş Arkadaşlarınız Aradıklarını Kolay Bulurlar
Stres seviyeniz azalır
Önemli olanla önemsizi ayırmış olursunuz
Çalışma masanız sizin iş tezgahınızdır depo olarak kullanmayın !
Masa düzeni ile ilgili alışkanlıklarınız var mı ?
Bir saklama düzeniniz yoksa verimli çalışmanız mümkün değildir. Ofislerde gördüğümüz başka bir aksaklık da çalışma masalarının üzerlerinin adeta bir kütüphaneye dönüşmüş olmasıdır. Masamızın üzerinde bilgisayarımız günlük iş dosyamız ve ajandamızın dışında başka bir şey olmamalıdır. Nedense masamızın üzerini bit pazarına çevirmeyi çok seviyoruz. Masamızı kişiselleştirmek istiyorsak bunu abartmamız lazım. Sadece sevdiklerimizin bir fotoğrafının yer alması yeterli..bunun dışındaki her şey çekmecelere veya dosya dolaplarına kalkması gerekir.
Bir projeyle dosyayla işiniz bitmediği zaman masa üzerinde bırakmayın. Devam eden işler dosyanıza not koyup, dosyayı göz önünden kaldırın.. Masanızın üzerinde günlük ihtiyaçlarınızın dışında bir şey kalmasın.
Tavsiye: Unutmayın masanız sizin çalışma tezgahınızdır. Tezgahın üzerinde sadece üzerinde çalıştığınız malzemenin bulunması lazım….günlük çalışma programınız ve yapılacak işler dosyanız dışında başka hiçbir şey yer almamalı. Korkmayın temiz bir masa boş bir zihnin belirtisi olmadığı gibi dolu bir masa da çok çalıştığınızı göstermez !
